Legalizaciones de software
Todas las aplicaciones que se encuentran dentro de una empresa deben encontrarse en una situacion de legalidad, es decir deben haber sido adquieridas de forma legal y respetar la licencia de uso que incluyen.
El no respetar esta situacion hace que la empresa se encuentre en una situacion de ilegalidad, similar a cualquier otra circuntancia como no pagar impuestos o no llevar contabilidad.
Como en otras situaciones los administradores, gerentes, etc, son responsables de esta situacion, aunque en muchas ocasiones no son conscientes de la situacion real, es relativamente comun que empleados instalen aplicaciones por el motivo que sea dentro de los equipos de la empresa, el caso mas comun es el de la suite ofimatica de Microsoft, MS-Office, esta suite se suele instalar porque los usuarios estan aconstubrados a usarla o porque alguien se ha recomendado asi que la instalan en sus equipos y realizan el trabajo diario, sin que nadie se percate de ello.
En primer lugar esta suite informa al fabricante Microsoft, que la instalaciones fraudulentas, por lo que a mi al menos, me preocuparia que un gigane como Microsoft supiera que tengo software pirata. No sería de extrañar que en la actual situación de crísis económica los fabricantes de software tengan que recurrir a exigir el pago de las copias que actualmente estan funcionando de forma ilegal, recordemos que «El índice global de piratería de software en España es del 42% según el último estudio de la consultora internacional IDC para BSA. Por otro lado cualquier ciudadano que tenga información sobre la existencia de software ilegal puede realizar una denuncia, muchas de estas denuncias son consecuencia de despidos, algo que se ha visto aumentado por el actual panorama laboral.
El problema que surge de esto es que muchas veces el gerente o el propietario no es consciente porque lo mas probable es que tenga presupuesto para no tener que recurrir a la pirateria. Las consecuencias de una inspeccion y localizacion de software ilegal pueden ser las siguiente:
Consecuencias del uso de software ilegal
- Una empresa puede perder un concurso publico
- Puede tener impacto en una fusión o adquisición
- Puede afectar al acceso de la empresa al crédito y a otros recursos financieros
- Puede perder la empresa una subvención o una ayuda pública
- Puede afectar a la seguridad de los sistemas informáticos corporativos
- Puede ser la causa directa o indirecta de una sanción de la Agencia Española de Protección de datos
- La actividad normal de la empresa puede verse afectada
- Puede perder la empresa su certificación ISO 9001
- Se incrementa el riesgo de recibir reclamaciones de clientes
- Puede incrementar el riesgo de acciones legales contra consejeros y directivos
- Pueden quedar excluidas de la cobertura del seguiro de Responsabilidad Civil
- Existe el riesgo por parte de la empresa de ser denunciado por empleados, exempleados o sindicatos
- Existe la posibilidad de que la empresa sea requerida por un proveedor de software para comprobar que el número de licencias contratado se corresponde con el número de usuarios del programa
- Puede producirse un registro judicial sin previo aviso en la empresa
- Puede afectar a la reputación de una empresa
- Puede afectar a la reputación de la empresa el incumplimiento normativos de los provedores
- Puede generar costes no previstos e ineficiencias
- Genera riesgos de tipo contable y fiscal
- Afecta a la responsabilidad social de la empresa
Esto hace cada dia mas necesario de la misma forma que se debe llevar a una contabilidad ordenada y controlada, el realizar auditorias que permitan determinar la situacion sobre el parque informatico.