Proyecto SARA, Sistema Automático de Recursos Administrativos
¿Que es la aplicación SARA?
El sistema SARA es el acrónico de Sistema Automático de Recursos Administrativos. Lo que SARA nos proporciona es una comunicación directa con el cliente en cuanto los datos administrativos. Hoy en día no es un secreto que los faxes han sido eliminados relegados por el correo electrónico. La comunicación por correo electrónico a parte de ser mas rica, podemos incluir imágenes en color,folletos de inumerables hojas etc, es mucha mas rápida no solamente en el envio sino en la propia configuración del documento.
Si por ejemplo antes alguien quería una copia de una factura, por que había extraviado el original no quedaba mas que reimprimir una nueva, y enviarla físicamente, ya que la calidad de un fax, no permitía que esa factura pudiese ser contemplada como original, si ademas la acompañaba sellos, firmas, etc lo mas probable es que parte de esta información fuese ilegible.
Gracias al correo electrónico, podemos transmitir imágenes y documentos exactamente igual que el original y por lo tanto imprimir o archivar sin necesidad de tener físicamente le documento original, ya que el documento físico no es mas que un medio mas. Muchas empresas han visto que este sistema de comunicación funciona, que los PDF son un medio mas que bueno para transmitir un documento y suelen ofrecer el envío de facturas en PDF, que suponen un ahorro de costes.
El sistema SARA es un paso mas sobre este sistema y permite al cliente directamente no solamente descargar la factura final, en el mismo momento en que se ha generado, sino tener un histórico de todas las facturas que se han ido generando, pero también puede descargar albaranes, generar pedidos, controlar su instalación etc.
En nuestra empresa, el trabajo administrativo se estaba convirtiendo en un verdadero problema, la inversión en tiempo, control, etc. Todos sabemos que a diario se cometen muchos errores administrativos y mas cuando hablamos de transcribir información, por ejemplo es relativamente común, que quien tome los datos de un cliente omita algún numero al tomar el CIF o bien no coloque correctamente la dirección de envio, todo esto queda solucionado con SARA , ya que el cliente puede acceder a sus datos y codificarlos si detecta algún error.
Otro caso que nos pasa, al menos a nosotros, es que muchos clientes no solicitan un factura determinada bien porque la han extraviado, porque no les llego, o porque no la necesitan con urgencia y no la encuentran en sus enormes archivos, ahora solamente tienen que descargar desde SARA .
Los albaranes es algo similar pero un poco mas complejo, porque se deposita mercancía, en el cliente y este puede o no darse cuenta de haberla recibido, para eso firma un albarán de entrega, nosotros tomamos ese albarán le escaneamos automáticamente esta disponible en el sistema, junto con la firma y nombre de quien recibió la mercancía.
Lo bueno de este sistema es que ahora no solamente nos permite acercar el sistema administrativo sino que hemos incorporado nuevas funciones, como información del propio sistema informático, de esta forma el cliente puede ver cosas como la ultima copia de seguridad, los usuarios que tiene dados de alta en el sistema, etc. Esta información no solamente es buena para el sino para cualquier técnico que quiera realizar una instalación dentro de la empresa.
En fin SARA es un sistema totalmente nuevo, esta en fase beta, pero esperamos que antes de finalizar el año todos nuestros clientes puedan disponer de este sistema.