Correo electronico, 5 consejos
el correo electrónico se ha convertido en pocos años en el medio de comunicación mas utilizado en el mundo comercial, pero nadie nos enseño a usarle, sin embargo existen algunos puntos que se deben de considerar, a fin de cuentas en muchas ocasiones es la imagen de la propia empresa, aquí van 5 recomendaciones.
1. Protección de datos:
Este punto viene reconocido por la Ley Orgánica de Protección de Datos, y se refiere al echo de la no divulgación de datos de carácter personal.
En algunas ocasiones tendremos la necesidad de enviar un mensaje a varios destinatarios, en este caso debemos de utilizar siempre el campo BCC o CCO (según sea nuestro navegador), en lugar de Para o To.
BCC o CCO hace que el servidor de correo envíe el mensaje ocultado los destinatarios, así cuando un destinatario vea la cabecera de mensaje no desconocerá el correo del resto de ellos.
Si por el contrario se colocan todos los destinatarios en el campo «Para» o «To», todos los destinatarios verán el resto de correos y eso es un delito contra la Protección de Datos.
2. NO REDACTAR EN MAYUSCULAS
Nunca escribir un mensaje completamente en MAYÚSCULAS, EL REDACTAR UN TEXTO COMPLETAMENTE EN MAYÚSCULAS ES MENOS LEGIBLE, MENOS ESTÉTICO, Y ES CONSIDERADO EL EQUIVALENTE A «GRITAR».
3. Saludo y despedida:
Cuando redacte un correo incluya un saludo y una despedida, un «hola» y un «saludos» al final es suficiente y mejora notablemente el mensaje, haciéndole mas amigable.
4. Pie de mensaje:
Diseñar un pie corporativo, con simplemente los datos identificativos de la empresa, no solo aportan al mensaje seriedad, sino que en muchos casos se hacen necesarios, como el teléfono o fax, y facilitan mucho la comunicación.
5. Respuesta
Cuando se responde a un mensaje es importante hacerlo mediante un «RESPONDER», esto copia el mensaje original y añade nuestra respuesta. Nuestra respuesta debe de ser al comiendo del mensaje, de esta forma sera mas fácil de ver la contestación en especial si usamos un smartphone, ya que las primeras lineas que veremos sera la respuestas.